Como manter a empresa em dia com a Fazenda

A legislação tributária que deve ser cumprida pelas empresas é extremamente complexa e gera muitas dúvidas sobre sua obrigatoriedade, forma de apresentação, cruzamento dos dados fiscais entre as declarações, enfim, são muitos “problemas” que esquentam a cabeça dos empresários. Muitos desconhecem ou pouco sabem, mas a verdade é que a eles cabem certas obrigações fiscais que devem ser cumpridas a fim de evitar problemas com a Administração Pública. O não cumprimento dessas obrigações implica em multas, processos, bloqueio de bens, autos de infração e, claro, na perda da credibilidade e de competitividade no mercado, como destaca a advogada Ana Paula Gomes, mestre em direito tributário, diretora adjunta da OAB Sorocaba e sócia do escritório Aith & Leme Advogados Associados.

“Sabemos que a carga tributária é alta no Brasil e impacta diretamente no lucro das empresas. No entanto, muitas vezes este impacto tributário é encarado como algo que não se pode ser enfrentado ou revisado. Prevalece a ideia de que ‘não temos o que fazer’”, comenta Ana Paula. De acordo com a advogada, uma gestão eficiente da área tributária deve ter como foco a adequação do regime tributário adotado pela empresa, para que seja cumprida a legislação em sua exata medida, ou seja, sem pagar nem mais, nem menos.

A mestre em Direito Tributário também destaca que grande parte dos autos de infração penalizam contribuintes que imaginavam cumprir corretamente o que a legislação determinava. “Por falta de conhecimento ou de atualização perante a legislação, acabam por manter um procedimento não mais adequado às normas vigentes. Estes descuidos podem implicar, por exemplo, na exposição da empresa a passivos fiscais ou no aumento indevido de sua carga tributária”.

Para a advogada, esses erros são sérios e podem colocar a organização em situação desfavorável financeira complicada, refletindo, inclusive, sua exposição no mercado. “Em virtude da gestão ineficiente da parte tributária, a empresa pode ser surpreendida pela imposição de autos de infração, com multas relevantes, podendo chegar a 225% na hipótese de constatação de dolo, fraude ou simulação, e, ainda, no caso de não atendimento às intimações dos auditores fiscais”.

As obrigações tributárias empresariais são estabelecidas de duas formas diferentes: as principais que se refletem no pagamento de impostos, contribuições e taxas; e as acessórias que se refletem na análise da documentação fiscal e contábil, apuração e entrega de declarações pelo contribuinte. “Entre os principais tributos, podemos destacar o IRPJ, CSLL, ICMS, IPI, PIS/COFINS, ISS, IPTU, IPVA como sendo de caráter principal; já como acessória, temos a obrigação de emissão de notas fiscais e apuração de saldo devedor ou credor”, pontua Rogério Leite Araújo, formado em Ciências Contábeis com pós-graduação em Finanças e Controladoria, além de Gerente Sênior de Impostos na América Latina.

Todos os dias, as legislações sofrem alterações que podem impactar, seriamente, nos negócios da empresa. Diante disso, nada se torna mais difícil para uma companhia do que manter o cumprimento desses tributos, com respeito adequado à lei tributária no Brasil. Por isso, o monitoramento destas alterações deve ser feito todos os dias, conforme sugere Rogério. “O não acompanhamento diário pode trazer prejuízos tanto no sentido de não estar cumprindo uma norma tributária e ser autuado, bem como perder oportunidades de redução da carga tributária”. Rogério alerta, ainda, para o fato de que a Administração Pública tem acompanhado diariamente a movimentação tributária das empresas: “Raramente um fiscal vai bater na porta da sua empresa exigindo ver os documentos fiscais devidamente quitados. Hoje, com a internet, tudo chega a ele praticamente em tempo real, através dos provedores da Receita Federal e dos Governos Estaduais. Por isso, podemos concluir que existe uma fiscalização tributária na empresa durante todos os 365 dias do ano”.

Para ajudar nesta complicada tarefa, Ana Paula indica a contratação de uma equipe especializada composta por gerentes ou controllers, contadores e analistas fiscais, para atuar junto aos gestores financeiros no suporte tributário e na interpretação da legislação no âmbito administrativo e judicial. “Possuir uma equipe de profissionais eficientes e capacitados faz toda diferença para que a empresa tenha uma gestão eficaz na parte tributária. No entanto, essa questão demanda um compromisso efetivo da diretoria com um suporte tributário assertivo e de qualidade, constantemente atualizado”.

Após entender a importância da atualização fiscal e do compromisso de uma gestão eficiente da parte tributária da empresa, chegou a hora de saber como seu negócio pode ficar protegido de possíveis fiscalizações. “As companhias devem manter um arquivo com todos os documentos fiscais que sustentam a tributação aplicada, e que comprovam como as operações comerciais ocorreram, pois são eles que darão o suporte necessário para a defesa, aumentando as chances de êxito em fiscalizações administrativas ou judiciais”, salienta Ana Paula, que avisa: “Notas fiscais, contratos de aquisição de serviços, recibos e comprovantes de pagamento, comprovantes do transporte das mercadorias, guias e DARFs de recolhimento, arquivos digitais das notas fiscais eletrônicas e livros fiscais digitais, com autenticação de entrega, são alguns dos inúmeros documentos que precisam ser arquivados com o máximo de cuidado e, em alguns casos, por mais de cinco anos”.

Sobre a especialista

Ana Paula Gomes é advogada e consultora em Direito Tributário. Mestre em Direito Tributário pela Pontifícia Universidade Católica – (PUC/SP). Pós-graduada latu sensu em Direito Tributário pelo Instituto Brasileiro de Estudos Tributários (IBET), onde também é professora seminarista. Juíza do Tribunal de Impostos e Taxas do Estado de São Paulo. Diretora Adjunta da Gestão 2016/2018 da 24ª Subsecção da OAB/SP. Professora no MBA em Contabilidade e Direito Tributário do Instituto de Pós Graduação (IPOG). Palestrante pela unidade de negócios Tax & Accounting da Thomson Reuters no Brasil (vertical Information/FISCOSOFT). Palestrante pela FocoFiscal Cursos e Capacitação. Palestrante de cursos in company. Sócia responsável pela área tributária no escritório Aith & Leme Sociedade de Advogados.