Gerenciamento das comunicações em projetos: o que é isso e qual a sua importância?

Durante milênios o mundo foi movido pela rotina da produção agrícola. Na era industrial entramos em uma fase na qual passamos a produzir artigos industrializados em massa. Foi justamente a partir daí que o ser humano notou a necessidade de gerenciar projetos com métodos mais elaborados, embora já fizesse isso há milênios.

Lembra-se das pirâmides do Egito? Elas são produtos de projetos. Ao contrário da operação de rotina nas organizações, os projetos são esforços temporários que servem para gerar novos produtos, serviços ou resultados únicos. O lançamento de um novo modelo de automóvel é resultado de um projeto. Um novo medicamento para tratamento de câncer é resultado de um projeto. O lançamento da nova carteira eletrônica de motorista aqui no Brasil é resultado de um projeto.

Com o advento das novas tecnologias, como big data, inteligência artificial, computação na nuvem e biotecnologia, estamos vivendo uma era dourada para os profissionais que gerenciam projetos. Nunca a humanidade fez tantos e tão variados projetos e que vão afetar de forma significativa as futuras gerações.

O gerenciamento de projetos envolve todo um corpo de conhecimento científico que atualmente se mostra bastante robusto e que é costumeiramente ensinado em escolas de negócios no mundo todo. Esse corpo de conhecimento envolve dez áreas distintas, dentre as quais se encontra a área de conhecimento denominada de Gerenciamento das Comunicações em Projetos.

Essa área busca definir os métodos, processos e as estratégias que serão utilizados para realizar a comunicação tanto com os integrantes da equipe de um projeto quanto com atores externos. No tocante aos integrantes da equipe de projeto, as comunicações visam principalmente fazer com que as atividades de planejamento e de execução tenham o melhor desempenho possível. No tocante às partes interessadas externas, a comunicação tem por objetivo principal a conquista de apoio para a realização do projeto ou minimização da oposição que é desfavorável ao mesmo.

Nesse contexto existem diferentes visões teóricas de como a comunicação funciona, sendo que cada uma dessas visões se mostra adequada para atender a uma necessidade específica dos projetos. A visão teórica mais comum é o do modelo de envio e recepção de mensagens, na qual o emissor da comunicação envia alguma mensagem ao receptor através de algum canal de comunicação e espera a ação ou feedback do receptor. Trata-se de uma visão importante, já que a execução dos projetos depende, por exemplo, do envio de especificações e informações técnicas.

Mas quando se trata de comunicação interpessoal, seja para motivá-las a fazer as atividades do projeto ou para buscar seu apoio, um modelo de comunicação muito interessante é o da autopoiesis. Nessa visão teórica, as pessoas envolvidas no processo de comunicação são vistas como entidades que estão sujeitas a determinadas variáveis intrínsecas ao processo de comunicação entre seres humanos, que são: o sistema social vigente, o estado psíquico das pessoas envolvidas na comunicação e o nível de consciência de cada uma delas durante o processo de comunicação.

Por fim, existe também uma visão teórica importante quando se trata de obter o apoio ao projeto: a visão de que a comunicação é um espaço de conquista. Trata-se de uma visão bem mais comum do que se possa imaginar. Os jornais, por exemplo, estão repletos de artigos e propaganda com opiniões que expressam pontos de vista destinados a ganhar adeptos para alguma causa, para a compra de algum produto ou para convencer a opinião pública de algo.

Dominar os conceitos de comunicação em projetos é uma competência essencial para os profissionais que atuam em todas as áreas de atividade humana. E, embora parte da comunicação possa ser automatizada facilmente por meios tecnológicos, o fato é que os seres humanos sempre serão necessários quando se trata de comunicação que envolve o convencimento ou a explicação de algo.

Ao leitor, deixo a seguinte pergunta para fins de reflexão: como anda a sua competência de gerenciar projetos e de se comunicar adequadamente para a realização dos seus projetos profissionais e pessoais?

Álvaro Camargo

Professor de Gerenciamento de Projetos na IBE Conveniada FGV, autor de livros e artigos científicos e consultor de empresas. Sua carteira de clientes inclui organizações de grande porte, como Alstom, Coca-Cola, Camargo Corrêa, Embratel, Merck Sharp & Dome, Novartis, Roche, Syngenta, Totvs e TV Globo.