Digitalização de processos no cartório exige "cultura" de gerenciamento de documentos

Uma demanda antiga da população brasileira finalmente foi atendida em junho de 2022. A quantidade de papéis e documentos inerentes a diferentes situações que envolvem os cartórios espalhados pelo país, e que já incomodou grande parte das pessoas ao longo do tempo, deve diminuir nos próximos anos.

O Congresso Nacional transformou em lei a Medida Provisória 1085/21, que busca normatizar o Sistema Eletrônico de Registros Públicos (SERP). A ideia, evidentemente, é digitalizar e agilizar vários processos considerados burocráticos. Mas a proposta só terá serventia se houver a criação de uma “cultura” orientada ao gerenciamento digital de documentos.

Segundo o texto encaminhado à sanção da Presidência da República, o SERP deve entrar em vigor até 31 de janeiro de 2023 – ou seja, pouco menos de um semestre. A partir daí, as certidões extraídas pelos cartórios por cópias ou meios eletrônicos não precisarão mais da impressão dos arquivos originais – desde que as versões eletrônicas tenham tecnologia que permita ao usuário identificar sua autenticidade.

É uma necessidade latente, uma vez que a população demanda, cada vez mais, documentos eletrônicos em vez dos arquivos físicos impressos. A pesquisa Cartório em Números 2021, conduzida pela Associação dos Notários e Registradores do Brasil (Anoreg), indica que o portal Registrocivil.org.br emitiu mais de 382 mil certidões em papel entre 2015 e 2020. No mesmo período e plataforma, as certidões eletrônicas ultrapassaram a marca de 842 mil – ou seja, mais do que o dobro.

Os números mostram que há realmente uma forte demanda pela utilização de certidões e documentos oficiais digitalizados – o que justifica a movimentação do poder público em criar as condições para isso. Mas há um ponto importante que não pode ser ignorado: não basta criar uma versão virtual do arquivo físico; é preciso montar uma estrutura capaz de garantir a facilidade esperada com a tecnologia.

Trata-se de um erro comum que muitas organizações ainda cometem. O gerenciamento de documentos não é visto como uma atividade estratégica pelos gestores e profissionais. Assim, não há uma preocupação em criar condições para que as versões digitais possam substituir os arquivos em papel. Isso significa que as próprias organizações colocam a digitalização de certidões em uma posição de coadjuvante – o que faz com que a maioria dos processos exija arquivos físicos.

Para ser bem-sucedida e, principalmente, eficiente, a digitalização de documentos precisa suprir diferentes parâmetros dentro das organizações. O mais importante deles, sem dúvida, é a garantia de eficiência no desempenho e na produtividade dos profissionais envolvidos. Eles não podem perder tempo com procedimentos que envolvem o levantamento e a autenticação de informações. É um esforço que poderia ser dedicado a outras atividades, como atendimento à população.

Outros dois pontos fundamentais na proposta de digitalização de documentos oficiais é a velocidade e acessibilidade. O primeiro tópico é exemplificado pela ideia de desburocratização – afinal, se os documentos já digitalizados, não há por que o trâmite demorar da mesma forma que o em papel. Já a acessibilidade é possibilitada pela computação em nuvem, permitindo que diferentes usuários possam ver e pegar os arquivos.

É por isso que todo processo de digitalização de documentos não pode ser feito sozinho. O ideal é sempre contar com o apoio de ferramentas e empresas que possuem expertise e know-how na área. Dessa forma, é possível encontrar as melhores soluções de acordo com os objetivos e as necessidades de cada área. A digitalização dos processos de cartórios, por exemplo, atende a diferentes funções em relação aos documentos corporativos. Quando se faz esse processo de forma correta e adequada, é possível aumentar a segurança da informação, garantir mais agilidade com boas práticas de indexação e oferecer maior economia.

Como se vê, a redução da burocracia, ainda que seja uma demanda da sociedade, precisa ser pensada e estruturada para alcançar o resultado esperado. Caso contrário, será como trocar seis por meia dúzia, e a lentidão causada pela emissão de certidões em papel dá lugar à dificuldade de acessar suas versões eletrônicas. Quando o digital é pensado de acordo com suas funções dentro de um ambiente que precisa – e almeja – utilizá-lo, ele finalmente pode ser aproveitado em toda a sua plenitude. Os cartórios deram um passo importante nesse sentido com a nova lei – resta saber como irão aplicar isso no futuro.

* Rodrigo Reis é Diretor Comercial e Sócio da Reis Office, especialista em soluções para impressão, digitalização, transmissão e armazenamento de documentos – e-mail: reisoffice@nbpress.com

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Rodrigo Reis, Diretor Comercial e Sócio da Reis Office