Os documentos da sua empresa estão em dia? Confira quais devem ser descartados, preservados ou renovados em 2023

Na vida pessoal e na profissional, muitas pessoas aproveitam o começo do ano para se organizar. Documentos empresariais, particularmente, podem se acumular com bastante facilidade e é importante tirar um tempo para deixar a casa em ordem. No entanto, é imprescindível saber o que pode ou não ser descartado, regra que vale tanto para arquivos físicos como para os digitais, opção cada vez mais crescente nas corporações, seja por questões operacionais ou pela adoção das boas práticas de governança ambiental, social e corporativa, conhecida como ESG.

“O início do ano é um dos melhores períodos para rever a documentação, uma vez que ciclos contábeis e comerciais se encerraram recentemente e os dados do ano atual ainda são limitados. Contudo, por isso mesmo, também é um momento passível de erros, já que são muitas informações e cada documento tem um peso e uma série de regras envolvidas”, explica Allan Bordin, CEO e sócio da ABordin Consultores, empresa do grupo de soluções corporativas integradas CorpServices.

“Um tipo de documentação fundamental para preservar o bem-estar do negócio e que devem ser revistos frequentemente são os alvarás e licenças regulatórias expedidos por órgãos públicos, como Alvará de Funcionamento, Licença Sanitária, Licença Ambiental, Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros e Licença de Publicidade. Normalmente elas possuem validade e devem estar sempre no radar dos empresários”, completa o especialista.

Lawrence Echenique, sócio-fundador da ASAP Documentos, que também integra o Grupo Corpservices, esclarece que as datas para esse tipo de licença podem apresentar variações. “A data depende de quando a licença ou alvará foi emitido pela empresa e o período de validade costuma estar entre um a cinco anos, a depender do tipo de documento e onde foi expedido”, completa.

Ele explica ainda que esses documentos com validade expirada podem gerar penalidades. “Caso aconteça o vencimento, o empresário fica sujeito a sanções do poder público, desde uma multa ou até mesmo o fechamento dos estabelecimentos. Por isso é importantíssimo estar com todas as renovações em dia e manter as datas no radar”, alerta o sócio-fundador da ASAP.

Para evitar esse tipo de problema, Echenique indica que a empresa conte com profissionais competentes para realizar este trabalho. “O empresário precisa diariamente estar focado em seu negócio. Ter uma equipe contratada responsável por esse cuidado garante que os prazos sejam cumpridos com maior tranquilidade”, recomenda.

Prazo de armazenamento

Por falar em prazos, para além dos vencimentos, há períodos obrigatórios de armazenamento de arquivos. Bordin aponta que isso vale para arquivos das mais diversas áreas, de financeira a trabalhista. Legalmente, cada tipo de documentação possui um prazo para que possa ser retirado da propriedade da empresa; até lá, ele deve ser guardado em segurança.

“A obrigatoriedade do armazenamento existe como medida de segurança para a empresa e também para possíveis fiscalizações dos órgãos relacionados”, lembra o especialista. “Quem não mantém os documentos pode sofrer penalizações e multas nesse último caso. Já a segurança para a empresa é principalmente judicial, visto que cada documento é também uma prova de legalidade no caso de alguma disputa jurídica”.

A dificuldade de organizar, muitas vezes, está na variedade de prazos. “Realmente são muitos documentos com períodos variados, por isso é interessante que as empresas contem com assessorias para lidar com a organização. De qualquer modo, na hora da limpeza, sempre haverá alguns papéis que podem ser descartados ou arquivos que podem ser deletados. No caso da digitalização, claro, a preservação documental é bem mais prática e ágil, ainda que a atenção ao lidar com os arquivos seja essencial, físicos ou digitais”, conclui Bordin.

Veja por quanto tempo você precisa guardar alguns dos principais documentos tributários, contratuais, trabalhistas e previdenciários e qual a validade de alvarás e licenças importantes para a manter a empresa funcionando com regularidade:

Por 2 anos

• Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho;
• Aviso-prévio;
• Pedido de demissão.

Por 3 anos

• Contrato de locação de bem imóvel.

Por 5 anos

• Imposto de Renda (IR);
• Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);
• Programa de Integração Social (PIS);
• Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
• Simples Nacional;
• Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos;
• Livros fiscais e contábeis;
• Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil;
• Declarações: DIPJ, DCTF, Dirf;
• Declaração de Ajuste Anual - declaração e comprovantes de lançamentos;
• Contribuição previdenciária (GPS);
• Contribuição sindical (GRCSU);
• Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário e controle de ponto;
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);
• Relação Anual de Informações Sociais (Rais).

Por 10 anos

• Folha de pagamento;
• Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários;
• GPS – Contribuição Previdenciária;
• Comprovantes de recolhimento dos tributos e contribuições;
• Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamento;
• Sistema eletrônico de dados de escrituração fiscal ou contábil;
• Declarações: DIPJ, DCTF, DIRF;
• Declaração de ajuste anual;
• Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur);
• Livro de registro de inventário;
• Livro de registro de saídas;
• Recibo de pró-labore;
• Contrato de prestação de serviços;
• Contrato de leasing.

Por 20 anos

• Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
• Exames médicos: admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional. Dados obtidos, incluindo: avaliação clínica, exames complementares, conclusões e medidas aplicadas (20 anos se referem a partir do desligamento do colaborador).

Por 30 anos

• Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);
• Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP);
• Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC).

Por tempo indeterminado

• Contrato de Trabalho;
• Livro ou ficha de registro de empregado;
• CIPA – Livro de Atas;
• Livro de Inspeção do Trabalho;
• Livro de acionistas.

Validade de Alvarás e Licenças (podem variar)

• Licença Sanitária - 1 ano
• Licença de Publicidade - 1 a 5 anos
• Alvará de funcionamento - 1 a 5 anos
• Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros - 1 a 5 anos
• Licença Ambiental - 4 a 10 anos

Sobre a CorpServices

Aliando-se a grandes e consolidadas empresas, o grupo, que conta com investidores globais, tem como diferencial reunir especialistas nas áreas de contabilidade, financeiro, tributos paralegal, compliance e outros serviços corporativos para oferecer uma experiência full service. A consolidação do Grupo CorpServices como uma one stop shop no mercado brasileiro combina tecnologia inovadora e soluções integradas para empresas.

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